まとめを簡単にする方法は?

Last Updated:2024年06月05日| , | コメントを残す
まとめを簡単にする方法は?

要約は、事業計画、提案書、研究報告書などの長い文書の簡単な概要です。そのようなテキストを書くのは簡単なことではありません。

要約をよりよく実行し、潜在的な投資家にビジネスに投資するよう説得するには、いくつかの要因を念頭に置くことが最善です。

重要な要約を作成するのに役立ついくつかの簡単なヒントを共有します。

構造に注意してください

要約では、よく作成された構造を介して情報を渡す必要があります。良い概要が重要です。関連タイトルを含む明確なセクションは4〜5個でなければなりません。一般に、要約には次のタイトルのみのセクションがあります。

  • はじめに – その会社/組織を簡単に紹介し、重要な事項を強調します。長さは2〜3文でなければなりません。
  • 目標 - あなたのビジネスが何を達成したいのかを説明してください。長くしないでください。 2~3行で簡潔に作成してください。
  • 方法論 - このセクションでは、提案されたアイデアがどのように機能するかを定義します。経営陣はこのセクションを読むのに比較的時間を費やすので、特別な注意を払ってください。
  • 推奨事項 - 何をすべきか、これが必要な理由を説明します。これを主な結果や洞察力と結び付け、より実行可能に見えるようにします。
  • 結論 - すべての重要な情報を再記述して適切に結論を下します。視聴者が希望する措置を講じるようにするために、いくつかのクリック誘導フレーズを含めることもできます。

このタイプのアウトラインに固執することで、読者は重要な情報を吸収しながらアウトラインをより簡単に見ることができます。短い段落を書いてください。長さは2〜3文でなければなりません。経営陣は時間が限られているので、要約を多くのテキストのように見せないでください。

複雑な表現は避けてください

簡単で簡単な表現を使用して、誰もが要約を簡単に理解できるようにします。対話的でプロフェッショナルな執筆トーンを採用してください。文章は20語を超えてはいけません。いくら美しく作られた文章でも長い文章を見てみるのが好きな人はいません。

要約にあいまいさを追加できる複雑な用語、 専門用語または略語を使用する必要はありません。シンプルで簡単な書き込み言語を使用して、要約を興味深く、読者にやさしく作成します。

関連情報のみを追加

レポート全体をまとめると、元の文書の事実と詳細を繰り返す可能性が高くなります。しかし、経営陣には短いバージョンは必要ありません。明確に表現された高レベルの情報が必要です。

各主要な結果や結果についてデータを引用するだけでなく、その影響も説明してください。これがなぜ重要なのか、どのような決定や措置が関連するのか、戦略や運用にどのような影響があるのか​​を説明します。読者と関連性のある絵を描くことは非常に重要です。

チャートまたはグラフを使用して主張を裏付ける

人々はテキストだけを扱うよりも視覚的情報を 60,000倍速く処理します 。経営陣が洞察を一目で把握するのに役立つように、要約内に表、チャート、グラフ、または視覚モデルなどの1つのグラフィックを含めることを検討してください。

単純に設計された視覚的要素は、統計的結果や概念間の関係を理解し​​記憶するのに役立ちます。重要なメッセージを妨げる複数の複雑な視覚的要素を過度に使用しないでください。

必要に応じてツールで助けを得る

明確かつ要点を明確に書くには練習が必要であり、要約しようとしても不要な詳細や専門用語がスムスルムルル登場しやすい。この問題を解決するには、オンライン要約ツールが役立ちます。それから 要約 ドラフト作成プロセスははるかに簡単になります。

これらのツールはほとんどAIベースであり、正確に機能し、完全な要約を提供します。与えられたテキストを要約しながら、不要な情報と重複する内容を自動的にスキップするように設計されています。

サマリーをこれらのツールで生成されたサマリーと比較して、改善領域を識別できます。これらのツールを使用すると、大きな変化をもたらすことができます。

要約レビュー

最初のドラフトがどんなに整理され、明確に書かれていても、常にレビューが必要です。ドラフトを日中別々に保管しておき、新しい目で見直してください。大声で読んで吸収する時間を少しください。この全体のプロセスは最大5〜10分かかります。

不要な単語を整え、言語をさらに簡素化し、関連性と価値の説明を強化します。その後、専門分野外の同僚に理解を深めるために検討してもらいます。

仕上げる前に他のフィードバックを解決してください。要約を数回見直すと、肯定的な結果を得るための傑作を作成できます。

最後の考え

効果的な要約を作成するためのいくつかの重要な点を説明しました。これには、構造に注意を払う、複雑な表現を避け、関連情報を追加し、ツールの助けを借りて、要約を複数回検討することが含まれます。顧客中心の考え方を持ち、仕事を明確でシンプルでよく組織的に維持する必要があります。次のヒントによれば、誰でも経営陣が高く評価する要約を作成できます。

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