今日メールは日常になってなくてはならない通信手段となった。 メールの最大の特徴は、すぐに伝達である。 昔の手紙は、通常3-4日は必要があり伝達れたのとは異なりメールはすぐに配信されます。 （従って電子メールに比べて遅い普通郵便を英語でsnail mail（カタツムリメール）とも呼ばれます。）
[この記事は、2022年9月10日に最後に更新されました。 ]
電子メールの間違いを減らす方法 - ABCDモデル
このように便利な電子メールは、私たちの生活に利便性をもたらすたが、間違って送信したメールのために床経験が一二度ぐらいになります。 もしメールミスが多い場合は、この文が多くの助けになるでしょう。 Email Mistakes - How to Avoid Looking Like an Idiotという本は ABCDモデルを使用することを主張しています。
- Email Mistakes：How to Avoid Looking Like an Idiot（My Coach＆Consultant Book 1）
ABCDモデルでABCDは、次の単語の最初の文字です。
- "A" - Attachments: ファイル添付
- "B" - Body: メール本文
- "C" - Corrections: 修正
- "D" - Delivery: 転送
簡単に紹介すると、メールを作成する際に、上記のA→B→C→Dの手順を踏むことを提案しています。 図で表現すると、次のようになります。
一般的な電子メールの書き方は上から下に作成されます。 つまり、 受信者→メールタイトル→本文→ファイル添付→校正→配信の過程を経るのが一般的です。 この本では、これとは異なり、次の順序で電子メールを作成することが間違いを減らす可能性があります。
ファイル添付→本文作成→校正→ヘッダ作成（タイトル/受信者）→配信
個人的にはかなり一理があると思われます。 まず第一にファイルを添付することを提案していますよ。 私はたまにファイルが添付されていない電子メールを受信した場合があります。 これにより、ファイルが添付されていなかったから、再送信してもらう必要がありして、それによって仕事が遅れされるようになります。 だからファイル添付からすれば、このようなミスが多く減るでしょう。
XNUMX番目にヘッダー部分を最初に作成せず、本文から作成し、ヘッダー部分は最後に作成することを提案しています。 その理由は、すぐにメール本文を作成して間違って、あるいは無意識に「送信」をクリックする場合を備えているためです。 もし間違いのあるメールを無意識に「送る」を押して送れば、堕落ではないでしょうか？ だからヘッダ部分を一番最後に作成すればそんな場合の間違いを減らすことができるということでしょう。
メール本文の作成に関する多くの記事があるので、参照してください。 例えば、簡単に作成して礼儀をかけて…その他など…（参考に電子メールでは敏感な話はしてはいけないし必ず有線上にしなければなりません。もし場合に法的紛争が生じれば会社サーバを通るすべての電子メールが検討対象になることができ、法廷で不利な証拠として作用することができるためです。）
そして、最も重要なステップのXNUMXつはまさに校正ステップです。 面倒か忙しくて間違いをチェックできずに送る場合が時々あります。 どんなに面倒であっても、必ず内容が間違っていないのか、スペルが間違っていないのかを確認する習慣が重要なようです。 （私は主に英語で電子メールを作成しますが、電子メールプログラムでスペルチェックをしてくれるので、スペルエラーで問題になったことはありませんが、多分一度ずつ「～してはいけない」と送るのが「not」を欠かして「～しなければならない」と送る場合がありました。
最近では、直接対面することが減り、電子メールで連絡をとる場合があります。 特に外国のクライアントがある場合には、そうです。 だから、私たちは、電子メールを介し相手を評価するしかない状況に置かれてたりします。 私たちが犯す些細なミスやスペルミスは良い印象を残すことができないでしょう。 少し面倒でも、上記の方法を習慣化するとミスを減らす多くの助けになるようです。
重要なメールの場合は、送信後にテキストまたは電話でメールを送信したことを知らせることをお勧めします。
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