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メールの間違いを削減する方法 - ABCDモデル

Last Updated:2022年9月10日| コメントを残す
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メールはすぐに送信されて便利ですが、一度送信されたメールはキャンセルできません
メールミスを減らす効果的な方法の紹介

今日メールは日常になってなくてはならない通信手段となった。 メールの最大の特徴は、すぐに伝達である。 昔の手紙は、通常3-4日は必要があり伝達れたのとは異なりメールはすぐに配信されます。 (従って電子メールに比べて遅い普通郵便を英語でsnail mail(カタツムリメール)とも呼ばれます。)

[この記事は、2022年9月10日に最後に更新されました。 ]

メールの間違いを削減する方法 - ABCDモデル

このように便利な電子メールは、私たちの生活に利便性をもたらすたが、間違って送信したメールのために床経験が一二度ぐらいになります。 もしメールミスが多い場合は、この文が多くの助けになるでしょう。 Email Mistakes - How to Avoid Looking Like an Idiot(メールの間違い - 愚か者のように見えないようにミスを避ける方法)という本は ABCDモデルを使用することを主張しています。

ABCDモデルでABCDは、次の単語の最初の文字です。

  •  「A」 - Attachments:ファイルを添付
  •  「B」 - Body:メール本文
  • 「C」 - Corrections:修正
  •  「D」 - Delivery:伝達

簡単に紹介すると、メールを作成する際に、上記のA→B→C→Dの手順を踏むことを提案しています。 図で表現すると、次のようになります。

メールの間違いを減らす方法

一般的な電子メールの書き方は上から下に作成されます。 つまり、 受信者→メールタイトル→本文→ファイル添付→校正→配信の過程を経るのが一般的です。 この本では、これとは異なり、次の順序で電子メールを作成することが間違いを減らす可能性があります。

ファイル添付→本文作成→校正→ヘッダ作成(タイトル/受信者)→配信

個人的にはかなり一理があると思われます。 まず第一にファイルを添付することを提案していますよ。 私はたまにファイルが添付されていない電子メールを受信した場合があります。 これにより、ファイルが添付されていなかったから、再送信してもらう必要がありして、それによって仕事が遅れされるようになります。 だからファイル添付からすれば、このようなミスが多く減るでしょう。

第二に、ヘッダー部分を最初に作成せずに本文から作成し、ヘッダー部分は最後に作成することを提案しています。 その理由は、まさにメール本文を作成している途中、誤ってあるいは無意識のうちに「送信」をクリックすると、を備えるためだとね。 もし間違いがあるメールを無意識のうちに「送信」をクリックして、送信する床ではないことがないでしょう? だからヘッダ部分を最後に作成すると、そのような場合、ミスを減らすことができるというのです。

メール本文の作成のために多くの記事がありますので、参照してくださいになりそうです。 例えば、簡単に作成し、礼儀を引き締めて...などなど...(ちなみにメールで敏感な話はしてはならないされて、必ず有線上にあります。もしもの場合に法的紛争が生じた場合に会社のサーバーを経て行くすべての電子メールが検討対象になることがあり、法廷で不利な証拠として作用することができるからです。このため、大規模な企業では、倫理綱領を介して電子メールを作成する方法についての教育を実施しています。)

そして最も重要なステップの一つは、キャリブレーションのステップである。 面倒たり忙しくミスをチェックしていない送信する場合がたまにあるでしょう。 いくら面倒も必ず内容が間違っていないか、スペルが間違っていないかどうか確認する習慣が重要と思われる。 (私は主に英語でメールを作成する、電子メールプログラムでスペルチェックをしてくれるのでスペルエラーで問題になったことはないが、たまに「〜してはならない」と送ることが「not」を落として "〜しなければならない」と送信する場合がありますね。これからメールを送信する前に、より詳しく見ていくことになります。)

最近では、直接対面することが減り、電子メールで連絡をとる場合があります。 特に外国のクライアントがある場合には、そうです。 だから、私たちは、電子メールを介し相手を評価するしかない状況に置かれてたりします。 私たちが犯す些細なミスやスペルミスは良い印象を残すことができないでしょう。 少し面倒でも、上記の方法を習慣化するとミスを減らす多くの助けになるようです。

重要なメールの場合は、送信後にテキストまたは電話でメールを送信したことを知らせることをお勧めします。

※パートナーズの活動に一定額の手数料を提供することができます。

参照



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